§ 1 Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter zur Erbringung des Tapbell-Dienstes (NFC-Tischservice-System). Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags; der Vertrag endet automatisch mit dessen Beendigung. Allein der Eintrag in die Warteliste begründet noch keine Auftragsverarbeitung von Gäste- oder Mitarbeiterdaten. Dieser Vertrag gilt, sobald das Lokal den Dienst nutzt und dabei personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden.

§ 2 Art, Zweck und Umfang

Zweck: Entgegennahme und Weiterleitung von Tischanfragen, Benachrichtigung des Service-Teams, Bereitstellung von Dashboard und Statistiken.

Art der Daten: Tischnummer, Art der Anfrage, Zeitstempel, optionale Kommentare der Gäste; bestellte Artikel und Mengen; bei Nutzung der Online-Reservierung Name, Telefonnummer und wahlweise E-Mail-Adresse des Gastes nebst Anmerkung; Namen der Teammitglieder und Kennungen ihrer Geräte für Benachrichtigungen; Telegram-Name und -ID von Mitarbeitern im Dienst; Inhalte hochgeladener Speisekarten und Bilder. Bei genutzter Sprachbestellung außerdem der am Tisch aufgenommene Ton und das daraus erzeugte Transkript; beides wird nur zur Auswertung übertragen und nicht gespeichert. Nutzt der Inhaber die Tapbell KI, außerdem seine Eingaben und Fotos, die für die Antwort nötigen Daten aus dem Konto (etwa Reservierungen mit Namen der Gäste) und, wenn er sein Google-Konto verbindet, Auszüge aus E-Mails und Terminen. Kellner haben keinen Zugang zur Tapbell KI. Der Teamchat wird nicht an ein Modell übermittelt und ist keine Datenart dieses Vertrags.

Kategorien betroffener Personen: Gäste des Verantwortlichen, Mitarbeiter des Verantwortlichen.

§ 3 Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen (inkl. dieses Vertrags und der Nutzung des Dienstes).
• Verpflichtung der zur Verarbeitung befugten Personen auf Vertraulichkeit.
• Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO, siehe Anlage 1).
• Unterstützung des Verantwortlichen bei Betroffenenrechten und Sicherheitspflichten (Art. 32–36 DSGVO), soweit möglich.
• Information des Verantwortlichen, wenn eine Weisung gegen Datenschutzrecht zu verstoßen scheint.
• Keine Verarbeitung der Daten für eigene Zwecke; keine Weitergabe an Dritte außer den genannten Unterauftragsverarbeitern.

§ 4 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter trifft die in Anlage 1 beschriebenen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO und hält diese während der Vertragslaufzeit auf dem Stand der Technik.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter. Die Zeilen zur Tapbell KI gelten nur, wenn der Inhaber diese Funktion nutzt. Der Auftragsverarbeiter informiert über beabsichtigte Änderungen vor deren Umsetzung; der Verantwortliche erhält Gelegenheit, aus begründetem Datenschutzinteresse zu widersprechen.

§ 6 Betroffenenrechte und Meldepflichten

Anfragen betroffener Personen, die beim Auftragsverarbeiter eingehen, werden an den Verantwortlichen weitergeleitet. Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei deren Erfüllung.

Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen unverzüglich nach Bekanntwerden, damit dieser seine Fristen (Art. 33 DSGVO) wahren kann.

§ 7 Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Vertrags werden die verarbeiteten Daten nach Wahl des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Die Löschung des Kontos im Dashboard löst die Löschung der zugehörigen Daten aus, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 8 Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die zum Nachweis der Einhaltung erforderlichen Informationen auf Anfrage zur Verfügung und ermöglicht angemessene Überprüfungen (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO).

Fragen zu diesem Vertrag oder Anforderung einer unterzeichneten Fassung: info@tapbell-page.com